Was eine Betriebsprüfung für Arbeitnehmer bedeutet
Wenn das Finanzamt einen Arbeitgeber prüft, denken die meisten Beschäftigten: Das geht mich nichts an. Dieser Eindruck trügt. Bei einer sogenannten Lohnsteuer-Außenprüfung nach § 42f EStG untersucht die Finanzbehörde, ob der Arbeitgeber die Lohnsteuer korrekt einbehalten und abgeführt hat. Dabei kommen zwangsläufig auch Daten einzelner Arbeitnehmer auf den Tisch: Gehaltsabrechnungen, Sachbezüge, Reisekostenerstattungen, Prämien oder die Nutzung von Dienstwagen. Wer hier unrichtige Angaben gemacht oder steuerpflichtige Vorteile verschwiegen hat, kann persönlich in den Fokus geraten.
Die Prüfung betrifft grundsätzlich den Arbeitgeber als Schuldner der Lohnsteuer. Aber das Finanzamt kann Erkenntnisse, die es dabei gewinnt, an das für den Arbeitnehmer zuständige Wohnsitzfinanzamt weitergeben. Das passiert etwa dann, wenn sich herausstellt, dass bestimmte geldwerte Vorteile nicht als Lohn versteuert wurden oder Reisekostenerstattungen über die steuerfreien Grenzen hinausgingen.
Rechtsgrundlagen: Was das Gesetz regelt
Die Grundlage für die Betriebsprüfung findet sich in der Abgabenordnung, konkret in den §§ 193 ff. AO. Danach darf das Finanzamt Betriebe prüfen, die Arbeitnehmer beschäftigen. Die Außenprüfung kann sich auf mehrere Kalenderjahre erstrecken, in der Regel die letzten drei bis vier. Großbetriebe werden dabei nahezu lückenlos geprüft, Kleinstbetriebe seltener. Der Prüfungszeitraum und der Umfang werden dem Arbeitgeber vorab mitgeteilt, dem Arbeitnehmer dagegen nicht direkt.
Arbeitnehmer sind keine Beteiligten des Prüfungsverfahrens im formalen Sinne. Sie erhalten keine eigene Prüfungsanordnung. Trotzdem können sie als Auskunftspersonen herangezogen werden. Die Mitwirkungspflicht nach § 200 AO richtet sich zwar zunächst an den Steuerpflichtigen, also den Arbeitgeber. Dritte, also auch Arbeitnehmer, können aber nach § 93 AO zur Auskunft verpflichtet werden, wenn dies zur Aufklärung eines Sachverhalts erforderlich ist.
Mitwirkungspflichten: Wie weit reicht die Auskunftspflicht?
Wer vom Finanzamt als Auskunftsperson angeschrieben wird, ist grundsätzlich zur Mitwirkung verpflichtet. Das bedeutet: Fragen zu konkreten Sachverhalten, etwa zur tatsächlichen Nutzung eines Dienstwagens oder zur Abwicklung von Reisekosten, müssen wahrheitsgemäß beantwortet werden. Wer falsche Angaben macht, riskiert strafrechtliche Konsequenzen wegen Steuerhinterziehung nach § 370 AO oder zumindest eine leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO.
Allerdings gilt das Auskunftsverweigerungsrecht. Wer sich durch seine Antwort selbst belasten würde, darf die Auskunft verweigern. Dieses Recht ist in § 101 AO geregelt und entspricht dem Schutz vor Selbstbelastung, der auch im Strafrecht verankert ist. Wer unsicher ist, ob eine Auskunft nachteilig sein könnte, sollte vor der Beantwortung rechtlichen Rat einholen.
Datenschutz und Akteneinsicht
Viele Arbeitnehmer fragen sich, welche ihrer Daten der Betriebsprüfer einsehen darf. Die Antwort: Alle Unterlagen, die lohnsteuerrechtlich relevant sind. Dazu gehören Gehaltsabrechnungen, Verträge über Sonderzahlungen, Vereinbarungen zu Arbeitgeberleistungen wie Jobtickets oder betrieblicher Altersvorsorge sowie Stundenaufzeichnungen, wenn sie für die Berechnung von Überstundenvergütungen genutzt wurden.
Informationen aus der Betriebsprüfung, die Rückschlüsse auf einzelne Arbeitnehmer erlauben, unterliegen dem Steuergeheimnis nach § 30 AO. Das Finanzamt darf diese Daten grundsätzlich nicht an Dritte weitergeben. Eine Ausnahme besteht bei der Weiterleitung an andere Finanzbehörden, etwa das Wohnsitzfinanzamt des Arbeitnehmers. Wer wissen möchte, welche Daten über ihn gespeichert wurden, kann beim zuständigen Finanzamt nach dem Auskunftsrecht gemäß Art. 15 DSGVO anfragen. Zu steuerlichen Fragen und aktuellen Entwicklungen in der Prüfungspraxis berichten Fachmedien wie das Finanz Echo regelmäßig über relevante Urteile und Verwaltungsanweisungen.
Praktische Fallbeispiele
Ein konkretes Beispiel: Ein Außendienstmitarbeiter hat über drei Jahre monatlich pauschal 300 Euro als Reisekostenpauschale erhalten. Der Prüfer stellt fest, dass der Arbeitgeber diese Pauschale nicht mit den tatsächlichen Reisen abgeglichen hat. Wenn die tatsächlichen Reisezeiten geringer waren als angenommen, ist der Differenzbetrag lohnsteuerpflichtiger Arbeitslohn. Der Arbeitnehmer kann dann aufgefordert werden, seine eigenen Aufzeichnungen vorzulegen.
Ein weiteres Beispiel betrifft den geldwerten Vorteil bei Dienstwagen. Wird ein Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, greift automatisch die Ein-Prozent-Regelung nach § 8 Abs. 2 EStG. Stellt der Prüfer fest, dass das Fahrtenbuch nachträglich erstellt oder manipuliert wurde, kann das sowohl für den Arbeitgeber als auch für den betreffenden Arbeitnehmer steuerliche Nachzahlungen auslösen.
Was Arbeitnehmer konkret tun sollten
Wer erfährt, dass sein Arbeitgeber gerade geprüft wird, sollte zunächst keine Panik entwickeln. Aber eine gewisse Aufmerksamkeit ist angebracht. Folgende Punkte helfen dabei, vorbereitet zu sein:
- Unterlagen aufbewahren: Eigene Gehaltsabrechnungen, Vereinbarungen zu Sonderleistungen und Reisekostenabrechnungen sollten mindestens vier Jahre aufbewahrt werden.
- Fahrtenbücher prüfen: Wer ein Fahrtenbuch führt, sollte sicherstellen, dass es lückenlos und zeitnah geführt wurde. Nachträgliche Eintragungen können als Fälschung gewertet werden.
- Keine voreiligen Auskünfte: Wer direkt vom Finanzamt kontaktiert wird, sollte die Anfrage genau lesen und bei Unsicherheit erst einen Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein einschalten.
- Auskunftsverweigerungsrecht kennen: Bei Fragen, die zur Selbstbelastung führen könnten, besteht das Recht zur Verweigerung. Dieses Recht sollte aktiv genutzt werden, wenn die Situation es erfordert.
Für einen vertieften Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen lohnt sich auch der Blick auf die Informationen des Bundesministeriums der Finanzen, das regelmäßig aktuelle Schreiben und Verwaltungsregelungen zur Lohnsteuerprüfung veröffentlicht.
Nachzahlungen und Haftungsfragen
Werden im Rahmen der Betriebsprüfung Fehler festgestellt, haftet zunächst der Arbeitgeber für nicht einbehaltene oder abgeführte Lohnsteuer. Der Arbeitnehmer kann jedoch persönlich in Anspruch genommen werden, wenn er wusste oder hätte wissen müssen, dass der Arbeitgeber die Steuer nicht abführen würde. Das regelt § 42d Abs. 3 EStG. Diese Konstellation ist in der Praxis eher selten, aber nicht ausgeschlossen, insbesondere wenn Arbeitnehmer aktiv daran mitgewirkt haben, Sachbezüge zu verschleiern.
Laut Angaben des Statistischen Bundesamts beschäftigen rund 58 Prozent aller deutschen Betriebe weniger als zehn Mitarbeiter. Gerade in kleinen Unternehmen, wo Arbeitgeber und Arbeitnehmer eng zusammenarbeiten, ist die Gefahr von informellen Absprachen bei der Lohngestaltung höher. Für Arbeitnehmer in solchen Strukturen gilt daher besondere Vorsicht, wenn es um steuerfreie oder pauschal besteuerte Lohnbestandteile geht.
Wer nach einer Prüfung eine Steuernachforderung erhält, hat das Recht auf Einspruch gemäß § 347 AO. Die Einspruchsfrist beträgt einen Monat ab Bekanntgabe des Bescheids. Auch hier gilt: Frühzeitig handeln, Unterlagen sichern und bei Bedarf fachkundige Unterstützung in Anspruch nehmen.
