Ordner stapeln sich im Keller, Rechnungen füllen externe Festplatten, und irgendwann stellt sich die Frage: Kann das jetzt weg? Für Unternehmen und Selbstständige ist diese Frage keine Geschmackssache, sondern eine Rechtsfrage. Zwei Normen bestimmen den Rahmen: § 147 der Abgabenordnung (AO) für das Steuerrecht und § 257 des Handelsgesetzbuchs (HGB) für das Handelsrecht. Wer die Fristen unterschreitet, dem drohen empfindliche Konsequenzen.
Wer ist überhaupt verpflichtet?
§ 147 AO richtet sich an alle Steuerpflichtigen, die Bücher führen oder sonst aufzeichnungspflichtig sind. Das erfasst Kapitalgesellschaften ebenso wie Einzelkaufleute, Freiberufler mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb. § 257 HGB gilt für alle Kaufleute im Sinne des HGB, also für Vollkaufleute und in bestimmten Fällen auch für Personenhandelsgesellschaften. Wer unter beiden Normen fällt, muss beide beachten, wobei die steuerrechtliche Verpflichtung in der Praxis meist strenger ist.
Kleinunternehmer unterhalb der Buchführungspflicht trifft § 147 AO nur eingeschränkt. Trotzdem sollten auch sie Belege systematisch ablegen, schon weil das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung auf Nachweise angewiesen ist.
Die zentralen Fristen im Vergleich
Beide Vorschriften kennen zwei Kernfristen: zehn Jahre und sechs Jahre. Was in welche Kategorie fällt, unterscheidet sich jedoch im Detail.
| Unterlage | § 147 AO | § 257 HGB |
|---|---|---|
| Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte | 10 Jahre | 10 Jahre |
| Buchungsbelege (Rechnungen, Kontoauszüge u. a.) | 10 Jahre | 10 Jahre |
| Empfangene und abgesandte Handelsbriefe | 6 Jahre | 6 Jahre |
| Sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen | 6 Jahre | 6 Jahre |
Buchungsbelege nach § 147 AO umfassen ausdrücklich auch digitale Unterlagen. Eine Rechnung, die per E-Mail eintrifft und nur als PDF vorliegt, muss in diesem Format aufbewahrt werden. Sie einfach auszudrucken und das Original zu löschen genügt den gesetzlichen Anforderungen grundsätzlich nicht.
Wann beginnt die Frist zu laufen?
Ein häufiger Irrtum: Die Frist beginnt nicht mit dem Datum des Dokuments. Maßgeblich ist nach § 147 Abs. 4 AO der Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung vorgenommen, das Handelsbuch abgeschlossen, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Wer also im März 2024 eine Rechnung aus dem Dezember 2023 bucht, zählt ab dem 31. Dezember 2024. Bei einer Zehnjahresfrist wäre das Dokument frühestens Ende 2034 vernichtbar.
Läuft eine Betriebsprüfung oder ist ein Steuerverfahren noch nicht abgeschlossen, verlängert sich die Pflicht faktisch, bis Bestandskraft eingetreten ist. Das kann die rechnerische Frist erheblich übersteigen.
Elektronische Unterlagen und die GoBD
Seit die Finanzverwaltung die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) eingeführt hat, gelten präzise Anforderungen an digitale Archivierung. Dazu gehören Unveränderlichkeit, Vollständigkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Ein einfaches Ablagesystem auf einem lokalen PC ohne Versionskontrolle reicht kaum aus.
Einen guten ersten Orientierungsrahmen zu den gesetzlichen Fristen, strukturiert nach Unterlagentypen und Branchen, bietet etwa verwahrsam.de mit einer übersichtlichen Zusammenstellung der wichtigsten Kategorien. Wer die Normen selbst nachlesen möchte, findet den Volltext des § 147 AO bei gesetze-im-internet.de, der Bundesjustizbehörde für amtliche Gesetzestexte.
Besonderheiten bei bestimmten Unterlagen
Nicht jeder Vorgang passt sauber in eine der beiden Kategorien. Einige Beispiele aus der Praxis:
- Lohn- und Gehaltsunterlagen: Lohnkonten und Lohnsteuerbescheinigungen müssen nach § 41 EStG sechs Jahre aufbewahrt werden, Sozialversicherungsunterlagen nach § 28f SGB IV dagegen fünf Jahre. Für die Rentenberechnung können jedoch längere Nachweisbedarfe entstehen.
- Verträge: Ein Liefervertrag ist kein Handelsbrief im engeren Sinn. Erfüllt er die Funktion eines Grundlagendokuments für laufende Buchungen, kann er unter die Zehnjahresfrist fallen.
- Bewirtungsbelege: Sie gelten als Buchungsbeleg und unterliegen der Zehnjahresfrist, obwohl viele Unternehmen sie nur sechs Jahre vorhalten.
- E-Mails mit Geschäftsbezug: Sofern sie die Funktion eines Handelsbriefs erfüllen, sind sie sechs Jahre aufzubewahren, unabhängig davon, ob sie sich im Posteingang oder in einem Archivordner befinden.
Konsequenzen bei Verstößen
Fehlende Unterlagen bei einer Betriebsprüfung können dazu führen, dass das Finanzamt Besteuerungsgrundlagen schätzt. Das klingt harmloser, als es ist: Schätzungen fallen erfahrungsgemäß nicht zugunsten des Steuerpflichtigen aus. Daneben drohen Ordnungswidrigkeiten nach § 379 AO, bei vorsätzlicher Vernichtung steuerrelevanter Unterlagen im schlimmsten Fall der Vorwurf der Steuerhinterziehung nach § 370 AO.
Für Kaufleute, die dem HGB unterliegen, kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht zivilrechtliche Nachteile im Rahmen von Haftungsfragen oder Insolvenzverfahren haben. Das Handelsgesetzbuch enthält insoweit keine eigenständige Bußgeldregelung, aber Gerichte können aus der Verletzung der Pflicht nachteilige Schlüsse ziehen.
Praktische Empfehlungen für den Alltag
Eine strukturierte Archivierung zahlt sich aus, nicht nur im Prüfungsfall. Wer Unterlagen nach Kalenderjahren und Kategorien trennt und Löschfristen kalendarisch vormerkt, spart sich sowohl unnötigen Aufwand als auch das Risiko, zu früh zu vernichten.
Für digitale Archive empfiehlt sich ein revisionssicheres System, das Zugriffe protokolliert und Änderungen verhindert. Die Anforderungen der GoBD sind dabei nicht optional: Das Bundesministerium der Finanzen hat sie im BMF-Schreiben vom 28. November 2019 verbindlich konkretisiert. Wer Unterlagen ins Ausland überträgt oder in einer Cloud speichert, muss sicherstellen, dass ein Datenzugriff durch deutsche Finanzbehörden jederzeit möglich bleibt.
Letztlich ist die Aufbewahrungspflicht kein bürokratisches Ärgernis, sondern ein Instrument der Rechtssicherheit. Wer seine Unterlagen ordentlich vorhält, kann im Streitfall nachweisen, was tatsächlich geschehen ist. Das schützt im Zweifel vor Schätzungen, Haftungsansprüchen und strafrechtlichen Vorwürfen gleichermaßen.
